Jakie wymogi i przepisy prawne trzeba spełnić przed startem sklepu internetowego w 2025 roku?

Nie ma co ukrywać, polskie prawo jest dość…, więc również wymogi i przepisy prawne trzeba spełnić przed startem sklepu internetowego nie należą do krótkich, jasnych i jednoznacznych. Napisaliśmy poniższy artykuł, aby ułatwić Ci odnalezienie się w tej prawnej dżungli.

 

*Treści na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią opinii ani porady prawnej. O taką najlepiej zgłosić się do radcy prawnego. Jednak postanowiliśmy stworzyć poniższy artykuł, aby ułatwić właścicielom i managerom ecommerce odnalezienie się w przepisach dotyczących sklepów internetowych.*

Wstęp – regulacje prawne w polskim eCommerce

Krótkie wprowadzenie do tematu

Rozpoczęcie własnego sklepu internetowego to ogromna szansa, ale też duże wyzwanie. W 2025 roku przedsiębiorcy muszą zmierzyć się nie tylko z kwestiami technologicznymi i marketingowymi, ale przede wszystkim z rozbudowanymi regulacjami prawnymi. Proces zakładania i prowadzenia e‑commerce obejmuje szereg obowiązków – od rejestracji działalności, przez przepisy o ochronie danych, aż po zapewnienie bezpieczeństwa produktów i dostępność cyfrową.

W perspektywie całej UE pojawiają się nowe akty prawne takie jak General Product Safety Regulation (GPSR) czy European Accessibility Act (EAA), które stawiają bardziej wymagające standardy także dla polskich sklepów online. Zanim klikniesz „uruchom sklep” – warto upewnić się, czy te przepisy Ciebie obowiązują i że jesteś na to prawnie gotowy.

Dlaczego zgodność z przepisami jest kluczowa w e‑commerce w 2025 roku?

Zgodność z przepisami w e‑commerce to dziś kwestia elementarna – nie tylko ze względu na kary finansowe, ale przede wszystkim z perspektywy budowania zaufania i przewagi konkurencyjnej. UE wprowadza regulacje, które dotykają każdego fragmentu obsługi sklepu online:

• GPSR (rozporządzenie o bezpieczeństwie produktów) nakłada obowiązki na sprzedawców – zarówno w handlu stacjonarnym, jak i online. Więcej informacji w całym artykule o GPSR + rozporządzenie 2023/988.
• EAA/WCAG 2.1 AA – od 28 czerwca 2025 nowe sklepy muszą być dostępne cyfrowo dla osób z niepełnosprawnościami. Szczegóły na stronie: gov.pl – dostępność cyfrowa.
• AI Act – jeśli korzystasz z automatyzacji lub AI (np. rekomendacje produktów), musisz zapewnić przejrzystość, ocenę ryzyka i przeciwdziałanie dyskryminacji.

Brak zgodności oznacza nie tylko ryzyko grzywien (nawet do 10 % obrotu rocznego w przypadku braku dostępności cyfrowej), ale też pogorszenie reputacji i mniejszą sprzedaż. A z drugiej strony – proaktywne podejście do compliance to większe zaufanie klientów, lepsza konwersja i realny atut na rynku.

 

1. Rejestracja działalności gospodarczej

Jaką formę działalności wybrać do prowadzenia sklepu online?

Prawo w Polsce nie narzuca konkretnej formy prawnej prowadzenia sklepu internetowego – możesz wybrać dowolną dostępną formę działalności gospodarczej, z wyjątkiem spółki partnerskiej (przeznaczonej dla wolnych zawodów)

• JDG – jednoosobowa działalność gospodarcza: prosta rejestracja w CEIDG, niskie koszty i duża elastyczność;
• spółka z o.o. – ogranicza odpowiedzialność (ochrona majątku osobistego), wymaga wpisu do KRS i wpłaty kapitału zakładowego (min. 5 000 zł).

Rejestracja JDG vs spółka z o.o.

JDG to szybka i bezpłatna rejestracja online przez CEIDG. Umożliwia korzystanie z ulg ZUS („ulga na start”, „preferencyjny ZUS”, Mały ZUS Plus)

• kapitału początkowego min. 5 000 zł,
• wpisu do KRS (np. przez S24 lub notarialnie),
• opłat sądowych (500 zł + 100 zł za ogłoszenie),
• pełnej księgowości i comiesięcznych składek ZUS (bez ulg). Wspólnik jednoosobowy płaci minimalną składkę zdrowotną ~769 zł miesięcznie.

Spółkę można przekształcić z JDG, ale wymaga to złożenia odpowiednich dokumentów.

Kod PKD dla sklepu internetowego

Od 1 stycznia 2025 obowiązuje w Polsce nowa klasyfikacja PKD 2025 – wymienia kody wg rodzaju asortymentu, a nie kanału sprzedaży.

• 47.64.Z – sprzedaż detaliczna gier i zabawek,
• 47.40.Z – sprzedaż detaliczna sprzętu IT, itp.

W CEIDG/KRS należy wybrać odpowiedni kod PKD według asortymentu i złożyć odpowiedni wniosek .

 

2. Przepisy prawne i obowiązki wobec urzędu skarbowego i ZUS

Zgłoszenie do VAT i inne podatki e-commerce

Każdy sprzedawca online musi zdecydować, czy korzysta ze zwolnienia z VAT – przysługuje przy rocznych przychodach do 200 000 zł (obowiązuje od 1 stycznia 2025).

Dodatkowo jeśli już jesteśmy na VAT, bo przekroczyliśmy kwotę zwolnienia albo nie mogliśmy skorzystać ze zwolnienia z VAT, to trzeba będzie składać deklaracje JPK_V7 miesięcznie lub kwartalnie oraz prowadzić e-fakturowanie przez KSeF, zgodnie z nowymi wymogami od 2025 r.

Ulgi dla początkujących przedsiębiorców (np. Mały ZUS Plus)

Początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać kolejno z:

• Ulgi na start – brak składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy (poza zdrowotną);
• Preferencyjny ZUS – przez kolejne 24 miesiące płaci się składki społeczne od minimum 30 % minimalnego wynagrodzenia (1 399,80 zł → składka: 442,90 zł);
• Mały ZUS Plus – po preferencyjnym ZUS, przez maks. 36 miesięcy w okresie 60 miesięcy można płacić składki społeczne proporcjonalnie do dochodu, mieszczące się między 30 % a 60 % minimalnego/miesięcznego dochodu, czyli od 1 399,80 zł do 5 203,80 zł.

• Ulga przypada przy przychodzie ≤ 120 000 zł w poprzednim roku oraz prowadzeniu działalności min. 60 dni.
• Zgłoszenie do „Małego ZUS Plus” – do 31 stycznia każdego roku lub w ciągu 7 dni od spełnienia kryteriów – poprzez ZUS ZUA/ZZA (kod 05 90/05 92).

Wnioski: Nie jest to kluczowe w dłuższej perspektywie czasu, ale jeśli to nasza pierwsza działalność gospodarcza, to zawsze oszczędność rzędu kilkuset zł miesięcznie jest na plus przy starcie biznesu, gdzie kosztów jest sporo, a przychody dopiero rosną.

 

3. RODO 2025 – prawna ochrona danych osobowych w sklepie internetowym

Kiedy musisz wdrożyć RODO?

Wdrożenie RODO jest niezbędne już na etapie projektowania sklepu online – zgodnie z zasadą privacy by design należy uwzględniać ochronę danych od początku procesu budowy systemów e‑commerce.

Obowiązki informacyjne wobec klientów

Administrator danych ma obowiązek przekazania klientowi szeregu informacji, zgodnie z art. 13 i 14 RODO. Należą do nich m.in.:

• tożsamość i dane kontaktowe administratora (i IOD, jeśli został powołany),
• cele przetwarzania i podstawy prawne,
• okres przechowywania lub kryteria jego ustalania,
• informacja o prawach: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu, przenoszenia danych, cofnięcia zgody i wniesienia skargi do UODO.

Informacje te muszą być przekazane przy pierwszym kontakcie z danymi, np. podczas składania zamówienia.

Polityka prywatności i zgody marketingowe

Choć prawa nie nakładają obowiązku publikacji dokumentu „polityka prywatności” wprost, to dopełnia on obowiązek informacyjny w przejrzystej formie dla użytkowników, ale też najprawdopodobniej będzie od nas tego wymagać dostawca bramki płatności podczas procesu weryfikacji naszego sklepu. Kluczowe dane które powinny być w polityce prywatności w 2025 roku to:

• dane administratora i IOD (jeśli jest),
• zasady zbierania i cel przetwarzania danych, w tym marketingowych i profilowania,
• podstawę prawną przetwarzania – np. zgoda lub wykonanie umowy,
• informację o prawie do wycofania zgody w dowolnym momencie,
• informację o przekazaniu danych do podmiotów trzecich lub poza UE.

Zgody marketingowe (np. newsletter) muszą być: dobrowolne, jasne i dopasowane do celu, a użytkownik musi mieć możliwość wycofania zgody równie łatwo, jak ją wyraził. Co więcej boxy zaznaczenia zgód powinny być domyślnie odznaczone po załadowaniu się danej podstrony.

Rola Inspektora Ochrony Danych (IOD) – czy musisz go powołać?

Powołanie IOD nie jest obowiązkowe dla wszystkich – dotyczy to głównie podmiotów publicznych, prowadzących regularne i systematyczne monitorowanie osób na dużą skalę lub przetwarzających szczególne kategorie danych.
Generalnie sklepy internetowe nie mają takiego obowiązku, ale dobrą praktyką jest skorzystanie z usług zewnętrznego IOD, który pomaga w ocenie ryzyka, prowadzeniu rejestru czynności i zapewnieniu zgodności z RODO.

 

4. Regulamin sklepu internetowego – co powinien zawierać według polskiego prawa?

Wymogi UOKiK i prawa konsumenta

Regulamin sklepu internetowego to nie tylko formalność – to obowiązek wynikający z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy o prawach konsumenta. Zgodnie z wytycznymi UOKiK powinien jasno określać zakres usług, warunki zawarcia i rozwiązania umowy, a także procedury reklamacyjne.
Brak regulaminu lub stosowanie klauzul niedozwolonych może skutkować karami za naruszenie zbiorowych interesów konsumentów.

Więcej na ten temat znajdziesz na stronie UOKiK.

Informacje o sprzedawcy, dostawie, zwrotach i reklamacjach

W regulaminie sklepu internetowego muszą znaleźć się m.in.:

• dane sprzedawcy: pełna nazwa firmy, NIP, REGON, adres, e-mail lub formularz kontaktowy,
• etapy zakupu – od dodania do koszyka po potwierdzenie zamówienia,
• formy płatności i terminy zapłaty,
• koszty i czas realizacji dostawy,
• prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni – oraz informacja, kto ponosi koszty zwrotu,
• proces reklamacyjny – terminy, formy kontaktu, sposób rozpatrywania reklamacji.

Jak napisać zgodny z prawem regulamin w 2025 roku?

Przygotowanie regulaminu zgodnego z obowiązującym prawem (RODO, Omnibus, ustawa o prawach konsumenta, UŚUDE) może być czasochłonne i ryzykowne, jeśli robisz to samodzielnie.
Dlatego naszym klientom często rekomendujemy skorzystanie z usług firm, które specjalizują się w tworzeniu regulaminów e-commerce.
Za kilkaset złotych możesz otrzymać gotowy szablon dostosowany do Twojego sklepu – z uwzględnieniem rodzaju asortymentu, sposobów dostawy i zwrotów oraz wymogów RODO.

To bezpieczne i praktyczne rozwiązanie – oszczędza czas i zmniejsza ryzyko prawnych błędów.

 

5. Prawo konsumenckie i obowiązki informacyjne dla sklepów internetowych w 2025 roku

Czym są obowiązki informacyjne sprzedawcy?

Obowiązki informacyjne sprzedawcy wynikają głównie z ustawy o prawach konsumenta i dotyczą umów zawieranych na odległość – w tym w e‑sklepie. Przed zawarciem transakcji musisz przekazać klientowi w sposób jasny i zrozumiały takie informacje jak:
– co sprzedajesz i na jakich warunkach,
– pełna cena produktu wraz z podatkami i kosztami dostawy,
– dane identyfikacyjne firmy (np. NIP, adres),
– sposób składania reklamacji, dostawy i zwrotów, oraz prawa konsumenta (np. do odstąpienia od umowy).
Te informacje muszą być przekazane najpóźniej w chwili złożenia zamówienia – brak tego może skutkować sankcjami i przedłużeniem prawa do odstąpienia.

Prawo odstąpienia od umowy – terminy, wyjątki, wzory

Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od otrzymania towaru – bez podawania przyczyny i bez dodatkowych kosztów. Termin liczy się od otwarcia przesyłki lub jej doręczenia.
Wyjątki obejmują m.in. produkty dopasowane do klienta (personalizowane) czy szybko psujące się. Sprzedawca powinien dostarczyć wzór formularza odstąpienia – najlepiej edytowalny online.
(więcej: https://prawakonsumenta.uokik.gov.pl/prawo-odstapienia-od-umowy/)

Reklamacje – rękojmia i gwarancja

Według polskich przepisów prawnych które musimy spełniać prowadząc sklep internetowy, klient ma prawo reklamować wadliwy towar w ramach rękojmi – przez 2 lata od zakupu – i oczekiwać naprawy, wymiany lub zwrotu pieniędzy. Gwarancja to osobna, dobrowolna kwestia oferowana przez producenta – nie zastępuje rękojmi.
Oba procesy muszą być opisane w regulaminie: jak i gdzie zgłosić reklamację, jakie dokumenty są potrzebne i w jakim terminie zostanie rozpatrzona.
(więcej: https://lawup.pl/zakupy-online-i-gwarancja-produkty)

Obowiązek zapewnienia kontaktu z klientem

E-sklep musi zapewnić łatwy kontakt z obsługą klienta – minimum: adres e-mail i formularz kontaktowy, a najlepiej również telefon i dane teleadresowe.
Konsumenci powinni mieć możliwość zgłoszenia reklamacji, zwrotu czy pytań – nie tylko poprzez regulamin, ale też dedykowaną sekcję „Kontakt”. Ułatwia to realizację praw konsumenckich i zwiększa zaufanie.

 

6. Omnibus w eCommerce – polskie przepisy prawne

Czym są obowiązki informacyjne sprzedawcy?

Ustawa Omnibus obowiązuje w Polsce od 1 stycznia 2023 roku i wciąż pozostaje jednym z najczęstszych powodów kontroli w e-commerce. Nowe przepisy nakładają na właścicieli sklepów internetowych dodatkowe obowiązki informacyjne, które mają przeciwdziałać nieuczciwym praktykom – przede wszystkim sztucznemu podbijaniu cen czy fałszowaniu opinii.

Najważniejsze wymogi to:

• wyświetlanie ceny sprzed 30 dni – obowiązkowe przy każdej promocji lub obniżce (także w newsletterach i popupach);
• informowanie o sposobie zbierania opinii w sklepie internetowym – należy wskazać, czy opinie są weryfikowane i jak (np. tylko od klientów po zakupie);
• jasna prezentacja informacji o sprzedawcy, w tym kto faktycznie oferuje produkt – zwłaszcza przy platformach sprzedażowych.

To tylko część obowiązków – pełne omówienie i checklistę znajdziesz w naszym wpisie:  Jak dostosować sklep internetowy do ustawy Omnibus

 

7. Cookies, polityka plików cookies i zgody marketingowe a obowiązki prawne dla eCommerce

Obowiązki związane z ciasteczkami (cookies) w 2025 roku

Każdy sklep internetowy korzystający z narzędzi takich jak Google Analytics, Facebook Pixel czy Hotjar, zbiera dane użytkowników za pomocą plików cookies. W 2025 roku nadal obowiązują przepisy wynikające z tzw. Dyrektywy ePrivacy oraz polskiej ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Podstawowe zasady to:

• użytkownik musi wyrazić świadomą i dobrowolną zgodę przed uruchomieniem jakichkolwiek plików cookies (poza technicznymi);
• baner cookies musi zawierać opcję akceptacji, odrzucenia i zarządzania preferencjami;
• wymagana jest polityka plików cookies – oddzielna lub jako część polityki prywatności, opisująca m.in. typy używanych plików i cele przetwarzania danych.

Więcej o tym, jak poprawnie wdrożyć baner cookies np. w PrestaShop, przeczytasz tutaj:
Baner plików cookies w sklepie PrestaShop – jak zrobić to zgodnie z prawem?

Narzędzia do zarządzania zgodami (CMP – Consent Management Platform)

Wymogi dotyczące przejrzystości i kontroli nad danymi sprawiają, że ręczne zarządzanie zgodami przestaje być wystarczające. Dlatego coraz więcej sklepów wdraża tzw. CMP (Consent Management Platform) – narzędzia do zbierania i zarządzania zgodami użytkowników.

Takie rozwiązania pozwalają:

• automatycznie wyświetlać baner cookies zgodny z przepisami,
• zapisywać dowody zgód (audytowalność),
• pozwolić użytkownikom na zmianę lub cofnięcie zgody w dowolnym momencie.

Do popularnych CMP należą: Cookiebot, Osano, CookieYes, iubenda. Często da się je łatwo zintegrować z PrestaShop, WooCommerce czy Shopify.

 

8. Prawa autorskie i legalność materiałów w sklepie

Zdjęcia produktów, grafiki, opisy – co można wykorzystywać według przepisów prawnych?

Wszystkie materiały – zdjęcia, grafiki, opisy – mogą być chronione prawem autorskim, jeśli są efektem twórczej działalności o indywidualnym charakterze.

Proste packshoty (np. białe tło, brak ozdobników) zamykają się zazwyczaj w dozwolonym maksymalnym użyciu, ale gdy zaczynają być artystycznie wyjęte z kontekstu – mogą już podlegać ochronie.

Zdjęcia publikowane przez inne sklepy również są chronione – nie wolno ich po prostu kopiować. Zawsze warto uzyskać zgodę od producenta lub autorską licencję – najlepiej pisemną, z określeniem zakresu użycia (np. katalog online, reklama).

Czy można kopiować opisy ze stron producentów?

Opisy produktów również mogą być chronione – gdy zawierają specyficzne, kreatywne treści lub są częścią bazy danych z twórczym układem.

Jeśli producent udostępnia swoje opisy handlowo (np. do wykorzystania przez partnerów), dobrze jest to potwierdzić decyzją pisemną – wtedy korzystasz legalnie. Ale kopiując bez zgody, możesz narazić się na roszczenia odszkodowawcze lub oskarżenie o czyn nieuczciwej konkurencji.

Najbezpieczniejsza opcja – tworzyć własne zdjęcia i opisy (lub zlecić fotografowi/copywriterowi). To eliminuje problemy prawne i dodatkowo wyróżnia sklep na tle konkurencji.

 

9. Certyfikaty, bezpieczeństwo i ochrona danych

Szyfrowanie SSL – obowiązek czy zalecenie?

Jeśli zastanawiasz się, jakie wymogi i przepisy prawne trzeba spełnić przed startem sklepu internetowego w 2025 roku, certyfikat SSL to absolutna podstawa. Nie jest to już tylko dobra praktyka – dla e‑commerce stał się de facto obowiązkiem.

SSL (czyli HTTPS) jest wymagany m.in. w kontekście:

• RODO – ochrona danych osobowych klientów podczas przesyłania formularzy i danych płatniczych,
• UOKiK – zapewnienie bezpiecznego środowiska zakupowego,
• integracji z bramkami płatniczymi – większość operatorów płatności nie działa bez aktywnego SSL.

Dodatkowo, brak SSL może skutkować oznaczeniem strony jako „niebezpiecznej” w przeglądarkach – co negatywnie wpływa na zaufanie użytkowników i współczynnik konwersji.

Bezpieczne płatności – wymagania dla bramek płatniczych

Sklep internetowy w 2025 roku musi spełniać konkretne wymogi prawne dotyczące bezpieczeństwa płatności. Dotyczy to zarówno operatorów (jak Przelewy24, PayU, Stripe), jak i samego sprzedawcy.

Najważniejsze wymogi to:

• stosowanie bramek płatniczych z certyfikatem PCI DSS (standard bezpieczeństwa danych kartowych),
• wymuszenie tzw. silnego uwierzytelnienia klienta (SCA) zgodnie z PSD2 – np. kod SMS, biometria, aplikacja bankowa,
• jasne informowanie o metodach płatności i warunkach zwrotu środków w regulaminie sklepu.

Warto też pamiętać, że operator płatności może wymagać od Ciebie dodatkowej dokumentacji – np. potwierdzenia polityki zwrotów lub zgodnego regulaminu.

Backupy, firewall, ochrona przed atakami

Wśród wymogów technicznych, które trzeba spełnić przed startem sklepu internetowego w 2025 roku, coraz większe znaczenie mają kwestie zabezpieczenia danych i ochrony przed cyberatakami.

Podstawowe środki bezpieczeństwa to:

• regularne kopie zapasowe (backupy) – najlepiej automatyczne, przechowywane zdalnie,
• aktywny firewall aplikacyjny (WAF) – zabezpieczający przed popularnymi atakami typu SQL injection, XSS, DDoS,
• monitoring logowań i alerty bezpieczeństwa – np. blokada po 5 nieudanych próbach logowania.

Te rozwiązania nie są obowiązkiem wprost zapisanym w przepisach, ale wpisują się w zasadę tzw. „privacy and security by design”, która obowiązuje pod RODO i dobre praktyki e-commerce.
Dodatkowo – ich brak może zostać uznany za rażące niedbalstwo, np. przy wycieku danych.

 

10. Integracje z systemami zewnętrznymi a zgodność z przepisami

Integracja z kurierami, ERP, CRM – czy wymaga zgód lub umów?

Wdrożenie sklepu online często wiąże się z integracją z systemami zewnętrznymi – jak kurierzy (np. InPost, DPD), systemy ERP (Subiekt, Baselinker) czy narzędzia CRM (np. HubSpot, Livespace). W 2025 roku warto pamiętać, że takie integracje mogą wiązać się z obowiązkami prawnymi – zwłaszcza w kontekście przetwarzania danych osobowych klientów.

Jeśli dany system ma dostęp do danych klientów (np. imię, adres, e-mail, historia zakupów), a Ty go zlecasz lub subskrybujesz – to z punktu widzenia RODO jesteś administratorem danych, a system zewnętrzny staje się procesorem (podmiotem przetwarzającym). W takim przypadku niezbędne jest:

• posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych (np. wykonanie umowy),
• jasne informowanie o tym w polityce prywatności,
• zawarcie umowy powierzenia danych (patrz niżej).

Powierzenie przetwarzania danych osobowych – kiedy zawierać umowę?

Jednym z wymogów, które trzeba spełnić przed startem sklepu internetowego w 2025 roku, jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych z każdym zewnętrznym podmiotem, który przetwarza dane w Twoim imieniu.

Dotyczy to m.in.:

• firm kurierskich z którymi masz zintegrowany system nadawczy,
• zewnętrznych systemów mailingowych i SMS (np. MailerLite, SMSAPI),
• narzędzi do automatyzacji (np. Baselinker, Zapier),
• zewnętrznych firm hostingowych i IT.

Umowa powinna określać zakres, czas i cel przetwarzania oraz obowiązki obu stron – zgodnie z art. 28 RODO. Dobrą praktyką jest archiwizowanie takich dokumentów w formie elektronicznej i okresowy audyt dostawców.

Więcej o umowach powierzenia danych możesz przeczytać na stronie UODO: (https://uodo.gov.pl/pl/134/224)

 

Czego unikać? Najczęstsze błędy początkujących właścicieli sklepów internetowych

Brak regulaminu lub jego kopiowanie

Jednym z najczęstszych błędów, które uniemożliwiają spełnienie wymogów i przepisów prawnych przed startem sklepu internetowego w 2025 roku, jest brak regulaminu – lub korzystanie z cudzych treści bez zgody.
Regulamin powinien być dopasowany do konkretnego modelu sprzedaży, form płatności i sposobu realizacji dostaw. Kopiowanie cudzych zapisów może skutkować powielaniem klauzul niedozwolonych albo naruszeniem praw autorskich.

Niezgodna polityka zwrotów

Wielu początkujących właścicieli e‑commerce zapomina, że zgodnie z przepisami konsumenckimi klient ma prawo odstąpić od umowy w ciągu 14 dni – i nie można tego ograniczyć w regulaminie.
Nieprawidłowa polityka zwrotów to jeden z najczęstszych powodów skarg do UOKiK – a także podstawa do negatywnych opinii i utraty zaufania. Każda informacja dotycząca zwrotów powinna być zgodna z ustawą o prawach konsumenta.

Ukrywanie danych kontaktowych

Brak danych kontaktowych (telefonu, e‑maila, adresu firmy) lub ich „ukrycie” głęboko w regulaminie to błąd, który może skutkować nie tylko niższą konwersją, ale i sankcjami prawnymi.
Zgodnie z przepisami, klient musi mieć łatwy dostęp do danych przedsiębiorcy – już na etapie przeglądania oferty. Formularz kontaktowy to nie wszystko – potrzebna jest też realna możliwość kontaktu i identyfikacji sprzedawcy.

Brak informacji o płatnościach lub dostawie

Niepełne lub niejasne informacje o dostępnych metodach płatności, kosztach przesyłki i czasie dostawy to nie tylko problem UX – ale też niespełnienie wymogów prawnych przed startem sklepu internetowego.
Te dane powinny być podane w sposób przejrzysty przed finalizacją zakupu. Ich brak może skutkować unieważnieniem umowy lub koniecznością zwrotu kosztów.

 

Podsumowanie – wymogi prawne w 2025 roku dla sklepów internetowych

Checklist: Co musisz mieć gotowe, zanim wystartujesz?

Zanim uruchomisz sprzedaż, sprawdź, czy spełniasz podstawowe wymogi i przepisy prawne niezbędne przed startem sklepu internetowego w 2025 roku:

• zarejestrowana działalność (JDG lub spółka) i właściwy kod PKD,
• zgłoszenia do ZUS, urzędu skarbowego i (ewentualnie) VAT,
• polityka prywatności i polityka cookies,
• regulamin sklepu zgodny z przepisami UOKiK,
• procedury zwrotów i reklamacji,
• informacje o płatnościach i danych kontaktowych,
• dokumentacja RODO i ewentualne umowy powierzenia danych,
• certyfikat SSL, system backupów, polityki bezpieczeństwa.

Gdzie szukać pomocy prawnej i narzędzi do zgodności?

Nie musisz robić wszystkiego samodzielnie. W sieci znajdziesz:

• firmy oferujące gotowe szablony regulaminów i polityk – dostosowane do e‑commerce,
• platformy typu Legal Geek, Lawmore, ePrawnik – z konsultacjami online,
• stronę UOKiK i UODO – z darmowymi poradnikami i checklistami,
• blog TEBIM – gdzie regularnie publikujemy praktyczne przewodniki dla właścicieli sklepów internetowych.

Warto również rozważyć współpracę z kancelarią prawną specjalizującą się w e‑commerce – szczególnie przy sprzedaży transgranicznej lub nietypowym asortymencie.

 

Sekcja FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy muszę mieć regulamin sklepu, jeśli sprzedaję tylko przez Instagram czy inne SM?

Tak – nawet jeśli nie masz klasycznego sklepu internetowego, a jedynie przyjmujesz zamówienia przez wiadomości prywatne, podlegasz przepisom o sprzedaży konsumenckiej.
Regulamin nie musi być rozbudowany, ale powinien zawierać podstawowe informacje: kto sprzedaje, jakie są warunki płatności, zwrotów i reklamacji. Możesz umieścić go w linku bio lub jako przypięty post.

Czy mogę korzystać z gotowych szablonów polityki prywatności?

Tak – pod warunkiem, że są dostosowane do Twojego sklepu i zgodne z RODO. Gotowy szablon to dobry punkt wyjścia, ale musi zawierać konkretne informacje: dane administratora, cel przetwarzania, prawa użytkownika, kategorie odbiorców.
Unikaj kopiowania dokumentów z innych sklepów – mogą być nieaktualne lub zawierać błędy prawne, często już lepszym rozwiązaniem będzie poproszenie o wygenerowanie treści przez sztuczną inteligencję.

Jak często trzeba aktualizować dokumenty prawne w sklepie?

Dokumenty prawne powinno się aktualizować:

• po każdej zmianie przepisów (np. RODO, ustawy konsumenckiej, nowa dyrektywa UE),
• po zmianie w modelu sprzedaży – np. nowe formy płatności, nowe kraje wysyłki,
• gdy zmienia się polityka Twojej firmy (np. czas zwrotów, sposób zbierania opinii).

Dobrym zwyczajem jest przegląd regulaminu i polityk raz na kwartał lub przy okazji większych aktualizacji sklepu.