Jak wystawiać faktury w PrestaShop - porównanie rozwiązań

Dziś dowiesz dowiesz się, jak wygląda wystawianie faktur w sklepie PrestaShop. Często osoby otwierające sklep internetowy na platformie PrestaShop nie wiedzą, że muszą mieć osobny program do fakturowania. Koniecznie zainteresuj się tym tematem i przeczytaj artykuł.

Domyślne wystawianie faktur w PrestaShop

W PrestaShop nie wystawisz faktury VAT odpowiadającej wytycznym polskiego prawa. Faktura w sklepie PrestaShop to właściwie proforma. To jest niestety problem. Osoby, które zakładają nowe biznesy eCommerce często dopiero po sprzedaży i potrzebie wystawienia faktury orientują się, że nie mają jak jej wystawić. Wtedy łapią jakiekolwiek oprogramowanie z rynku na szybko, byle mieć jakiekolwiek narzędzie. Bywa, że na początku działalności tworzą faktury VAT ręcznie.

PrestaShop nie jest narzędziem do wystawiania faktur

PrestaShop sama w sobie nie jest programem do wystawiania faktur. Brak tu mechanizmów, które pozwalają wystawiać faktury. Co więcej, nie polecam w ogóle rozwijać funkcjonalności wystawiania faktur w samym sklepie PrestaShop. Jak zatem wystawić fakturę w sklepie internetowym PrestaShop?

Jak wystawiać faktury w PrestaShop

Kwestię faktur w PrestaShop możesz rozwiązać dwojako. Zależy to od systemu sprzedażowo-księgowego w Twojej firmie.

1. Posiadasz system ERP

Jeżeli prowadzisz sprzedaż stacjonarną i masz program fakturowo-księgowy, na przykład Subiekt, Comarch, Enova365 czy Symfonia, obsługuje on też sprzedaż stacjonarną i magazyn. W takiej sytuacji najlepiej wziąć to gotowe rozwiązanie skonfigurowane w twojej firmie i zintegrować je ze swoim sklepem PrestaShop. Wtedy zamówienie złożone w sklepie internetowym pobierze się automatycznie i wpisze się do programu fakturowo-księgowego, jako „zamówienie klienta” lub „zamówienie obce”. Zależnie od tego, jak program to nazywa.

Na tej podstawie operator programu fakturowo-księgowego wystawi fakturę i jeżeli integrator ma taką opcję, to taka faktura zostanie wyeksportowana do sklepu. Przy czym żaden integrator nie działa raczej tak, że faktura zostanie podłączona do zamówienia klienta w panelu jego zamówień. Najczęściej jeżeli taka funkcjonalność w ogóle istnieje, to w zakładce „moje konto” u klienta pojawia się osobny kafelek, który nazywa się „moje faktury” i tam faktury są przechowywane.

2. Nie posiadasz systemu ERP

Jeżeli jest jeszcze możliwość wpływu na to, jaki program wybierzesz i nie ma zasadności wyboru rozbudowanego systemu ERP, to polecam pójść w stronę programu online. Czyli nie wybieraj na przykład programu fakturowo-księgowego Subiekt, który musisz zainstalować na swoim komputerze. Nie twórz bytów, które musza być utrzymywane, aktualizowane i trzeba dbać o kopie zapasowe. Skup się na jednym z programów dostępnych w Internecie, którym jest na przykład Fakturownia.pl. Jeśli planujesz wdrożenie sklepu i potrzebujesz doradztwa w zakresie systemu ERP dla twojego sklepu internetowego to zgłoś się do nas. Doradzimy.

Rozwiązanie PrestaShop w kwestii wystawiania faktur

PrestaShop ma swój moduł, który można kupić dzisiaj na Prestashop Addons, służący do integracji z Fakturownią. Dzięki niemu wystawisz faktury automatycznie albo z poziomu zamówienia w PrestaShop zamówisz paragon i na jego podstawie wygenerujesz fakturę.

Bez problemu wystawisz również w Fakturowni fakturę korygującą.

Po wystawieniu klient ma dostęp do faktury po zalogowaniu się do panelu klienta. Dzięki temu Twój klient posiada historię swoich faktur pod ręką i ma do nich dostęp w każdej chwili.

wFirma również jest dość popularnym systemem onlineowym i również ma swój moduł integracyjny z Prestashop.

Korzyści, jakie daje Fakturownia.pl

Integracja sklepu PrestaShop z Fakturownią to bardzo dobre rozwiązanie, łatwe i szybkie do wdrożenia.

Na poziomie Fakturowni możesz zarządzać stanem magazynu, czyli przyjmować i wydawać towar. Nie ma przeszkód w takim skonfigurowaniu systemu, żeby wystawienie faktury automatycznie powodowało wydanie towaru z magazynu.

Fakturownia.pl ma wiele możliwości konfiguracji. W tym programie między innymi:

• wyszukasz dane,
• wyeksportujesz na przykład formaty xls., pdf., xml.

Korzyści jest naprawdę wiele, to w zasadzie temat na osobny artykuł.

Czego brakuje w programie fakturowo-księgowym Fakturownia.pl

Nie ma zarządzania stanami magazynowymi. Co za tym idzie, dodanie stanu magazynowego do Fakturowni nie spowoduje zwiększenia stanu produktu w magazynie sklepu internetowego. To jest funkcjonalność, którą trzeba wdrożyć oddzielnie i taką funkcję pełnią integratory dostępne na rynku.

Możliwe jest skonfigurowanie funkcjonalności w ten sposób, że jeśli przyjmiesz towar w Subiekcie, to stan towaru w magazynie sklepu internetowego PrestaShop również się zmieni.

Ale uwaga, w Fakturowni również możemy to ograć. W agencji PrestaShop Tebim tworzyliśmy już takie rozwiązania dla naszych klientów.

Wystawianie faktur w PrestaShop – integracja PrestaShop z Allegro

Jeśli Twój sklep ma integrację z Allegro  lub innymi Marketplace-ami, to wszędzie poziom integracji czy przebieg procesu jest podobny.

1. Każde złożenie zamówienia w Marketplace powoduje pobranie tego zamówienia do sklepu PrestaShop.
2. Dalej z PrestaShop można wystawić fakturę w Fakturowni lub pobrać zamówienie do programu typu Subiekt.
3. Tam wystawić fakturę i wysłać ją z powrotem do sklepu PrestaShop. Jeżeli masz integrację do zamówień w PrestaShop i w Allegro, eBay czy Amazon, to tak czy inaczej ten system będzie działał i faktury będzie można wystawiać.

Wystawianie faktur w PrestaShop i rozliczanie VAT w sprzedaży zagranicznej

PrestaShop ma ciekawe rozszerzenia służące do obsługi sprzedaży zagranicznej. Jeśli klient jest na przykład z Unii Europejskiej, ma zwalidowany numer VIES i jest to firma, to za pomocą gotowego modułu, możemy wdrożyć dla Ciebie funkcjonalność, dzięki której przy składaniu zamówienia możesz klientowi nadać stawkę 0% na towary. To również zostanie uwzględnione w zamówieniu oraz automatycznie na fakturze. Podobnie z podatkiem VAT, który jest o innej wartości niż w Polsce.

Alternatywa dla Fakturowni.pl i systemów ERP

Alternatywą jest wykorzystanie systemów typu OMS, do których należy miedzy innymi BaseLinker.

Jak to działa? Zamówienie ze sklepu jest pobierane do BaseLinkera, w którym odbywa się cały proces fakturowania.

BaseLinker również ma możliwość integracji z Fakturownią, wFirmą, inFaktem i innymi systemami ERP ale ma też własny wbudowany moduł, który służy do wystawiania faktur. Jeśli więc pracujesz z BaseLinkerem, to być może nie będziesz potrzebować Fakturowni, bo możesz wystawiać faktury z poziomu BaseLinkera.

BaseLinker może też eksportować faktury, czy też listy faktur, do pliku wymiany. Ten plik wymiany można w biurze księgowym zaimportować jako dekrety, a to ułatwia przepływ informacji i obniża koszty obsługi księgowej.

Oczywiście BaseLinker nie jest idealnym rozwiązaniem, ponieważ w pewnych przypadkach może być bardzo kosztowny.

Wystawianie faktur w sklepie PrestaShop -BaseLinker vs Fakturownia.pl

1. Problem z BaseLinkerem jest taki, że korygowanie faktur nie jest takie łatwe, jak w Fakturowni.
2. W BaseLinkerze nie zrobisz inwentaryzacji towarów, a w Fakturowni owszem.
3. W Fakturowni możliwe jest szersze zarządzanie magazynem niż w BaseLinkerze. Jest to typowy program księgowy, w którym wyeksportujesz dane do programów rozliczeniowo-księgowych, na przykład do Symfonii czy Rewizora GT. To ułatwia współpracę z biurem księgowym i może obniżyć koszty prowadzenia księgowości oraz zaoszczędzi Twój czas.
4. W zależności od rodzaju biznesu, BaseLinker może być zbyt kosztowny, jeśli masz małą marżę.
5. Nieraz BaseLinker może się okazać nadmiarowy. Jeśli masz tylko sprzedaż przez sklep albo jest to typowy sklep B2B, który nie sprzedaje na Allegro czy innym Marketplace, to nie masz konieczności korzystania z systemu OMS.
   Albo jeśli masz ERP, który przeprowadza już sam dużą część procesów OMS-owych, to bez sensu dorzucać tu jeszcze BaseLinkera tylko po to, żeby wystawić w nim faktury. Przecież i tak wystawisz je w swoim ERP-ie.

Zawsze warto porozmawiać z nami. Doradzimy Ci na podstawie własnego wieloletniego doświadczenia.

Dlaczego Tebim poleca program fakturowo-księgowy Fakturownia.pl

Mamy doświadczenie we współpracy z biznesami o różnej skali oraz z różnymi systemami ERP i wieloma programami fakturowo-księgowymi, nie tylko z Fakturownią.pl.

Polecamy Fakturownię, bo jest programem łatwym w integracji i prostym w obsłudze oraz ma niskie koszty użytkowania.

Wystawianie faktur w PrestaShop – podsumowanie

Najpierw zastanów się nad całą konstrukcją procesu. Nie tylko nad uruchomieniem sklepu, ale również:

• gdzie jakie dane będą pobierane,
• w jakim programie wystawisz faktury,
• gdzie będzie aktualizowana informacja towarowa,
• jak i gdzie będą ustawione stawki VAT.

To wszystko najlepiej sobie wyjaśnić już na etapie analizy przedwdrożeniowej, żeby po wdrożeniu sklepu nie było problemu, gdzie wystawić fakturę albo gdzie zrobić korektę tej faktury. Skontaktuj się z nami, chętnie Ci doradzimy i pomożemy wybrać odpowiedni system fakturowo-księgowy.