Jak obniżyć koszty logistyki i magazynowania w sklepie internetowym

Wielu właścicieli sklepów online zastanawia się, jak obniżyć koszty logistyki i magazynowania w ich sklepach internetowych. Jeśli Ty również należysz do ich grona, koniecznie przeczytaj dzisiejszy artykuł. Dowiedz się, w jaki sposób obniżyć wydatki na logistykę, a równocześnie zwiększyć obroty sklepu.

Kiedy zainteresować się optymalizacją kosztów logistyki w eCommerce

Najlepiej weź ją pod uwagę już na samym początku działalności w eCommerce. Poniżej przeczytaj o sposobie działania w przypadku dwóch poziomów działalności biznesu:

1. posiadasz sklep stacjonarny i bazę towarową
   Na samym początku to nie jest moment, żeby martwić się fizycznym magazynem, czyli gdzie dokładnie, na jakiej półce leży dany towar i automatyzacją procesu pakowania. W tym momencie maksymalnie rozwijaj sprzedaż. Gdy dojdzie już do 100-300 zamówień dziennie, wtedy każda minuta, każde działanie na poprawę logistyki ma istotne znaczenie. Kalkulacja jest prosta, przy 1 minucie zaoszczędzonej na pakowanie każdej paczki dla 120 zamówień, masz 2 godziny pracy twojego zespołu mniej.
2. nie masz produktów u siebie, bo dopiero zaczynasz
   Zacznij od współpracy z takimi dostawcami, którzy mają swoje siedziby w pobliżu. Dzięki temu odbierzesz od nich towar tego samego dnia albo oni szybko Ci go dostarczą. Chodzi o to, żeby jak najmniej środków własnych inwestować w stok, czyli w magazyn.
   Pamiętaj, że im więcej towarów będziesz mieć na stanie, tym więcej pieniędzy zamrozisz. To duży problem, szczególnie w przypadku towarów z datami ważności. Dlatego zaczynaj od towarów szybko rotujących i takich, które łatwo pozyskać.

Jakie są najczęstsze błędy sklepów internetowych w zarządzaniu logistyką i magazynem

Największe koszty generują poniższe błędy:

• za duży zapas towaru na samym starcie.
• źle przeanalizowany asortyment – za duże stoki, które spowodują, że na stanie będziesz mieć bardzo dużo towaru nisko rotującego
  Wystawiaj szeroki katalog produktów, ale z dłuższym terminem dostawy i testuj, które najlepiej się sprzedają. Nie inwestuj w ogromne ilości tego samego produktu. To zamrożenie kapitału i wydawanie go nie na to, co trzeba. Do testowania sprzedaży i porównywania sprzedaży świetnie nadają się marketplace.
• zbyt duża ilość osób obsługujących zamówienia – mała automatyzacja
  Im szybciej zadbasz o automatyzacje sprzedaży i obsługi, tym lepiej dla Twojego biznesu. Ograniczysz w ten sposób wydatki na personel potrzebny do obsługi zamówień, czyli zaoszczędzisz.
  Spójrz, jeśli jedna osoba pakuje i wysyła dziennie 50 paczek, to żeby wysłać ich 500, potrzebujesz aż 10 pracowników. Jak dużo musisz wydać na wynagrodzenia? Właściwie wdrożona automatyzacja procesów logistyki pozwoli Ci zredukować koszty zatrudnienia nawet o 50%.
  Jeśli więc masz już więcej niż jednego pracownika, który obsługuje sprzedaż w Twoim sklepie, zainwestuj w automatyzację zadań. Warto odezwać się do firmy wdrożeniowej, której specjaliści podpowiedzą Ci, jakie procesy najlepiej automatyzować. Oczywiście może to być Tebim.
  Właściciele biznesów eCommerce często nie wiedzą, jakie procesy poddać automatyzacji. W Tebim pomagamy nie tylko w obszarze tworzenia sklepów na PrestaShop, ale również w zakresie:
  – systemów WMS czy OMS,
  – automatycznego generowania etykiet,
  – integracji z przewoźnikami,
  – pomocy w doborze przewoźnika, który dostarczy więcej sposobów dostawy w podobnej cenie, ale w prostszej integracji. A dodatkowo startując z biznesem nie wynegocjujesz lepszej ceny za paczkę niż mają tacy pośrednicy.
  Pomoże Ci w tym właśnie firma wdrożeniowa z doświadczeniem we wsparciu innych sklepów internetowych w podobnej skali do twojego projektu.

Jakie moduły PrestaShop wspomagają zarządzanie stanami magazynowymi i prognozowanie zapotrzebowania

• Moduły do obsługi poszczególnych kurierów
  Często dostępne są za darmo  i właśnie firmy kurierskie inwestują w ich rozwój. Posługując się nimi, z poziomu zamówienia:
  – wygenerujesz etykiety,
  – ubezpieczysz paczkę,
  – zaznaczysz, czy łatwo paczkę uszkodzić,
  – zabukujesz pobranie za towar.
  To kwestia tylko kilku kliknięć. Nie musisz ręcznie kopiować żadnych danych ze sklepu do systemu.

• Moduły do automatycznych statusów zamówień
  Moduły umożliwiają również automatyczne wybieranie statusów. Na przykład czy dane zamówienie zostało wysłane czy paczka jest już odebrana. Automatycznie poinformujesz klienta, na jakim etapie jest jego zamówienie.

• Multimagazyny
  Gdy masz kilka lokalizacji swojego towaru, taka automatyzacja pomoże Ci skierować klienta do magazynu, do którego ma najbliżej lub w którym dostanie tyle sztuk danego produktu, ile potrzebuje.

• Automatyzacja zamówień i wysyłek
  Wysyłki możesz też generować hurtowo z poziomu listy zamówień, kontrolować statusy przewoźników, integrować się z zewnętrznymi systemami. Jeśli masz już setki zamówień, tym bardziej idź w stronę automatyzacji, a nie skalowania przez liczbę osób potrzebnych do obsługi.

• Zapytania klientów sklepu internetowego
  Kolejna automatyzacja to odpowiadanie na zapytania klientów odnośnie przesyłek. Wykorzystuje się do tego różnego rodzaju chatboty, które obsługują też na stronie firm kurierskich.
  Są też dostępne zintegrowane systemy komunikacji z klientami, gdzie w jednym miejscu można obsługiwać komunikację z marketplace i aplikacjami typu Messenger czy WhatsApp. Masz to wszystko w jednym panelu. Dzięki temu gdziekolwiek klient napisze, to zatrudniasz tylko jedną osobę, która loguje się w jedno miejsce, z którego obsługuje wszystkie komunikatory. Można oczywiście tę komunikację rozdzielić na kilka osób.

• Dropshipping
  Dropshipping oznacza w tym przypadku zintegrowanie się z systemem dostawcy, który może wysłać towar ze swojego magazynu. To rozwiązanie również daje Ci przestrzeń do przetestowania różnych towarów, zanim będziesz mieć je u siebie na stanie magazynowym.
  Gdy nie masz jeszcze swojego magazynu ani pracowników obsługi, możesz zlecić usługę fulfillmentu, w ramach której dostawca odbierze towar, spakuje paczki, a ty masz te zadania z głowy. Oczywiście musisz zapłacić za każdą paczkę, ale szybciej przetestujesz, czy Twój biznes działa.
  W dropshippingu polecam integrację dwukierunkową. Nie tylko pobieranie od dostawcy bazy towarów, stanów magazynowych i cen, ale także wstawianie zamówień z własnego sklepu internetowego do systemu dostawcy. Wszystko po to, żeby pracy organicznej, pracy człowieka, było jak najmniej na tym etapie. Lepiej ten czas poświęcić na marketing, zwiększenie sprzedaży i polepszenie relacji z klientem, niż na fizyczne obsługiwanie paczek.

• Sprawdzanie adresu klienta sklepu online
  Problem jest ogromny, gdy adres klienta się nie zgadza, gdy nie pasuje do przewoźnika, do jego formatu albo przewoźnik go odrzuci, bo nie ma takiej ulicy w danym mieście.
  Jak sobie z tym radzić?
  Najprostszym wyjściem jest kontakt z klientem. Jednak najlepiej już na etapie składania zamówienia zrobić ustawienie, które uniemożliwia klientowi wpisanie ręcznie dowolnego adresu.
  Skorzystaj z bazy adresowej Google, która pozwala po kodzie pocztowym szukać miasta, a w miastach konkretnych ulic i numerów budynków. To przydatna funkcja, bo wtedy klient wybiera z listy podpowiedzi i nie wpisuje za każdym razem samodzielnie całego adresu. W ten sposób unikasz błędów w adresie i związanych z tym problemów z dostawą.

Przykład wdrożenia usprawnień logistyki e eCommerce przez Tebim

• Wprowadzaliśmy w pewnym sklepie funkcjonalność polegającą na tym, że klient wpisywał swój kod pocztowy na karcie produktu. Wtedy dostawał informację, jaki jest przewidywany czas dojazdu do najbliższego punktu, w którym może ten towar odebrać. To ogromne ułatwienie dla użytkowników sklepu, bo nie muszą sami sprawdzać lokalizacji i odległości do poszczególnych punktów odbioru.
• Dla innego klienta ze sklepem internetowym B2B z branży budowlanej wprowadziliśmy w procesie zakupowym informowanie klienta sklepu, ile brakuje produktów/palet do wypełnienia busa lub ciężarówki, aby zoptymalizować koszty transportu.

Jak zaplanować infrastrukturę logistyczną na etapie zakładania sklepu internetowego

• Dobrze opisuj produkty
  Sposób prezentacji towaru jest kluczowy. Zamieszczaj szczegółowe informacje o tkaninie, jej składzie, kolorze w branży odzieżowej. W branży NON FOOD również dodaj jak najbardziej szczegółowe opisy, pobór prądu, rodzaj wtyczki, rodzaj światła, kolorystykę.
  Jeśli opisy są dokładne oraz dodajesz ciekawe, dobrej jakości zdjęcia, to redukujesz ilość zwrotów. Przekłada się to na koszty logistyki.
  Jednak pamiętaj, że nie możesz odmówić użytkownikom możliwości zwrotu. Mimo pomocnych danych, trudno czasem dopasować odzież przez Internet. To, jak sukienka leży na ciele w rzeczywistości, często ma się nijak do nawet najbardziej dokładnych danych na karcie produktu. Warto wtedy umożliwić klientom sposób zakupów – kup dziś, zapłać później.
• Informuj klienta o realnym czasie dostawy i stanie magazynowym
  Podany czas musi być racjonalny i uczciwy.
• Ostrzeż o braku możliwości zwrotu
  W przypadku zamówień nietypowych, na przykład outletowych produktów lub z uszkodzonymi opakowaniami, poinformuj klienta o braku możliwości zwrotu i zapytaj, najlepiej za pomocą pop-up, czy akceptuje ten fakt.
  Również w sytuacji, gdy klient zamawia towar spersonalizowany, wykonany specjalnie pod niego, na dokładny wymiar, poinformuj go, że nie będzie możliwości zwrotu.
• Zautomatyzuj wszystkie kanały sprzedaży
  To ważne, ponieważ nie może być tak, że sprzedasz towar, którego już nie masz na magazynie. Każdy kanał sprzedaży musi mieć podgląd aktualnego stanu danego produktu na magazynie.
• Zachęcaj klientów do wyboru najtańszego sposobu dostawy
  Jeśli dajesz kilka możliwości dostawy, zachęcaj do wyboru tańszych kosztów dostawy. Niech będą w propozycjach umiejscowione wyżej od pozostałych.

W jaki sposób wykorzystać funkcje PrestaShop oraz zewnętrzne integracje do optymalizacji przestrzeni magazynowej

• pisałem już o multimagazynach, OMS, WMS – one też mają swoje automatyzacje
• konstrukcja SKU
  Odpowiednia konstrukcja SKU wiele ułatwia. Nie stosuj wyłącznie kodów liczbowych. Jeśli część kodu odpowiada za określenie kategorii produktu, druga część za materiał produktu, trzecia część za ilość sztuk w opakowaniu, to taki kod SKU niesie już konkretne informacje. Dzięki nim obsługa zamówienia ma ułatwioną pracę. Kody SKU są również przypisywane do konkretnych półek na magazynie.
• integracje z systemami ERP fakturowo-księgowymi, gdzie w miarę w czasie rzeczywistym
• pakowanie
  Ważne jest to, czy Twój asortyment jest jednorodny, o podobnych gabarytach czy różnych, bo wtedy są różne sposoby pakowania. Chodzi tu o multipicking, pakowanie jednorodne i tym podobne. Napiszę o tym szerzej w innym, osobnym artykule.
• reguły automatyczne w sklepie
  Na przykład gdy status zamówienia będzie „opłacone”, to automatycznie generuje się etykieta to wysyłki, bez ingerencji człowieka. Jeśli się uda, to obsługa tego zamówienia będzie pchnięta dalej. Jeśli nie, to odpowiednim statusem oznaczasz to zamówienie i operator je poprawia. Jednak wśród 100 zamówień, to będą 1-2 do poprawy, bo na przykład adres był niezgodny. Więc to nie jest duży problem.
• automatyczny zwrot przez bramkę płatności
  Dzięki temu nie musisz logować się do panelu pośrednika płatności , tylko w sklepie zlecasz: „wykonaj zwrot kwoty”.
• opakowania
  Konieczne jest prowadzenie gospodarki opakowaniami.

Jakie KPI warto śledzić, by skutecznie zarządzać kosztami logistyki

Koniecznie weryfikuj:

• ilość wysłanych paczek
• ilość zwrotów
• czy koszty przesyłek się pokrywają; stosując darmowe wysyłki warto sprawdzić, czy marża z zamówienia danego koszyka pokrywa koszty dostawy
• informacje o rotacji towaru – warto zostawić tę kwestię systemom ERP
• aktualne informacje o stanie magazynowym – kilka razy na dobę.

Jak obniżyć koszty logistyki i magazynowania w sklepie internetowym – podsumowanie

Oczywiście to nie wszystkie sposoby na to, jak obniżyć koszty logistyki i magazynowania w biznesie online. Śledź naszego bloga, żeby być na bieżąco z najważniejszymi kwestiami dotyczącymi sprzedaży eCommerce.